7 tips för snabbare, säkrare och billigare byggprojekt

Bygglogistik har länge varit ett eftersatt område inom byggbranschen. Lite konstigt, tycker vi. Logistik på en byggarbetsplats handlar ju i grund och botten om att se till att alla leveranser kommer in i rätt mängd, i rätt tid, till rätt plats – och det har ju produktions- och industriföretagen utvecklat i flera decennier. Så hur svårt kan det vara att implementera samma tänk i byggbranschen? Ganska svårt, har det visat sig.

Tidigare forskning visar till exempel att uppemot 41 procent av alla byggleveranser sker ad hoc, det vill säga utan planering eller framförhållning. Andra studier visar att en byggarbetare i snitt ägnar så lite som 17 procent av sin arbetstid åt direkt värdeskapande arbete – resten läggs på att vänta eller hantera material. Det skapar inte bara kostsamma driftstopp i byggnationen, utan bidrar även till ökade koldioxidutsläpp och sämre säkerhet för yrkesarbetarna på byggarbetsplatsen.

En “best practice” för effektiv bygglogistik

Att se över bygglogistiken vid stora byggprojekt har blivit ett måste för alla seriösa beställare. Exakt hur man ska göra det råder det dock delade meningar om. Några beställare överlåter allt ansvar till huvudentreprenören på plats, medan andra har valt att upphandla en extern tredjepartslogistiker med spetskompetens inom ämnet. Oavsett hur man väljer att göra finns det några strategier som fungerar bättre än andra. Med över 20 års erfarenhet från branschen och med ett tiotal större byggprojekt i ryggen börjar vi förstå vad som ger resultat  – och vad som inte gör det. Vi har vi därför tagit fram en “best practice” för effektiv bygglogistik.

Följer du de här 7 tipsen kommer ni nästan garanterat kunna bygga både snabbare, säkrare och billigare. Och det är ju precis det som bygglogistik handlar om.

Nu kör vi!

1. Analysera helheten så tidigt som möjligt

Det allra viktigaste rådet för en smartare bygglogistik – och vi kan inte betona detta tydligt nog! – är att tänka efter i tid. Att tidigt planera för en övergripande logistiklösning är helt avgörande för ett lyckad projekt. I det ingår allt från att ta med logistikaspekten i tidiga upphandlingar, till att se till att rätt aktör får i uppgift att analysera rätt saker. En bra logistikanalys inkluderar till exempel både en analys av logistiken på byggarbetsplatsen och en analys över hur omgivningen i form av trafikflöden och närliggande verksamheter så som skola, kollektivtrafik och vård kommer att påverkas av byggnationen.

En väl framtagen logistikanalys ska besvara frågor som:

• Hur säkrar vi att befintliga logistikbehov, såsom ambulans- och varutransporter, tillgodoses under hela byggperioden?
• Hur kan alla ytor på byggarbetsplatsen utnyttjas så effektivt som möjligt?
• Hur leder vi om trafiken på bästa sätt?
• Vad bör byggkranar, hissar och lossningszoner placeras?
• Hur försäkrar vi oss om att inkommande byggleveranser inte blir stående och blockerar vägen för andra trafikanter?

En tidig logistikanalys med tilhörande detaljplan har även andra fördelar – till exempel ger den entreprenörer och underleverantörer tydliga direktiv kring vilka förutsättningar som gäller för det specifika projektet. Det menar Camilla Einarsson, logistiksamordnare åt Sankt Kors för projektet Ebbepark i Linköping:

– Som beställare är det svårt att komma i efterhand och säga att man ska förändra logistikrutiner. Så min rekommendation är att sätta logistiklösningen i tid och få med det i alla avtal redan från början.

2. Säkra logistikperspektivet på plats ute på projektet – under hela byggperioden

Vad är en logistikanalys som inte efterlevs? Ingenting! Att säkra upp med rätt logistikkompetens på plats på byggarbetsplatsen är därför a och o när det kommer till effektiv bygglogistik. Med rätt person på rätt plats försäkrar du dig om att rekommendationerna från logistikanalysen följs och att logistikperspektivet finns med i alla diskussioner och beslut som fattas i projektet.

Det finns såklart olika sätt att lösa det löpande logistikarbetet på. Vissa överlåter logistikansvaret till byggentreprenaden, medan andra föredrar att anlita en extern tredjepartslogistiker. Det förstnämnda är en enkel och kortsiktigt billigare lösning som ofta fungerar bra i mindre projekt, där det finns en stor huvudentreprenör och några få underleverantörer. Det sistnämnda, att använda en tredjepartslogistiker, är ofta ett mer långsiktigt val och passar bäst vid stora och komplexa byggprojekt. Då ansvarar konsulter med expertkompetens inom just logistik för att driva logistikfrågorna i projektet. Det hjälper till att avlasta de andra entreprenörerna och låter dem fokusera på det som de kan bäst – att bygga.

En ytterligare fördel med att anlita en extern tredjepartslogistiker är att de även kan hjälpa till att säkra personaltillgången under hela byggprocessen. För ju fler leveranser, desto mer personal behövs på plats. Det är ofta smart att låta en logistikansvarig komma in i början av projektet, så att logistikperspektivet säkras redan i uppstartsskedet. Efter en inledande period med mark- och grundarbete ökar ofta leveranserna och mer logistikkompetens behövs. Med en tredjepartslogistiker blir det då enkelt att bemanna rätt positioner, så som leveransplanerare och mottagningskontrollanter.

3. Implementera ett leveransplaneringsverktyg

Ett leveransplaneringsverktyg underlättar planering och samordning av leveranser till byggarbetsplatsen. Istället för att varje aktör i projektet enbart har koll på sina egna materialbeställningar, ger ett leveransplaneringsverktyg en övergripande helhetssyn på alla leveranser till projektet. Att inte ha koll på leveranserna är något som kan bli direkt affärskritiskt vid stora byggnationer, inte minst i trång stadsmiljö där en enda felparkerad lastbil kan skapa långsiktiga (och kostsamma!) konsekvenser för hela projektet.

Trots att bygglogistiken är ett ganska nytt område finns det redan en uppsjö av verktyg att välja mellan. Alla mer eller mindre anpassade för just byggbranschen, så se till att utvärdera systemet ordentligt innan ni fattar ett beslut! Att välja fel och sedan sitta fast med ett system som ingen vill eller kan använda riskerar att bli fasligt dyrt i längden – särskild med tanke på att stora byggprojekt löper under många år.

Läs mer: Det bör du tänka på när du väljer leveransplaneringssystem.

På Bygglogistiks projekt används LogNet, vårt egenutvecklade leveransplaneringsverktyg särskilt anpassat för byggbranschen. Det är byggt “av byggare, för byggare” och är därför oerhört enkelt att använda, även för personer med liten datorvana. Vilket är en direkt förutsättning för att lyckas…

4. Motivera alla på projektet att planera in sina leveranser i tid

… för ett system löser förstås inget av sig själv. Som alltid gäller det ju att alla använder det – och använder det på rätt sätt.

En stor fördel med leveransplaneringsverktyg är som sagt en bättre helhetsbild med översikt över samtliga leveranser till projektet. Men en lika stor fördel är att det skapar en ny syn på planering och framförhållning. På de projekt där vi verkar och LogNet används kräver vi till exempel att alla leveranser läggs in i systemet minst tre dagar innan. Antingen av entreprenörerna själva, eller genom vår leveransplanerare på plats ute på projektet. (Vissa “ad hoc”-leveranser kommer förstås alltid finnas kvar, men faktum är att merparten av leveranserna går att planera in i förväg!)

I och med detta skapas en positiv spiral som når långt ner i leveranskedjan: beställaren har tillsammans med oss satt ramarna för logistiken, vilket tvingar entreprenörerna och underentreprenörerna att planera, vilket uppmuntrar leverantörer att planera, vilket skapar incitament för deras underleverantörer att planera, vilket på sikt möjliggör för bättre planering hos åkerier och chaufförer!

Att få med alla på tåget går dock inte på en natt. De flesta brukar inse fördelarna med hjälpmedlet allt eftersom det används, men det finns några knep för att lyckas implementera det nya arbetssättet.  Det bästa sättet är förstås att skriva in förutsättningarna i avtalen redan från början: om man inte följer riktlinjerna för inplanering av leveranser får man inte komma in på byggarbetsplatsen med materialet.

Ett annat och lite mjukare sätt att hantera frågan på är att göra som vår logistikansvariga Therese på H-huset i Örebro: att anordna tävlingar där laget som bokat in flest leveranser vinner. Och med LogNets smarta funktioner för statistik och uppföljning är det bara fantasin som sätter gränser för vad man kan göra på det här området.

5. Led in transporterna via en checkpoint

För att undvika stopp i trafiken och långa köer utanför bygget brukar stora projekt även gynnas av att implementera en checkpoint, dit alla leveranser leds förbi innan de kör in på bygget. Det säkerställer att rätt person på byggarbetsplatsen finns tillgänglig att ta emot leveransen när den anländer, vilket minimerar risken för köbildning och trafikstockning – vilket i sin tur ökar säkerheten och produktiviteten i projektet.

En checkpoint kan se ut och fungera på olika sätt; från ett mindre dedikerad område en bit utanför bygget med plats för parkering och en byggbod som på H-huset i Örebro, till en stor satsning som checkpointen på Stockholm Arlanda Airport. Om flera olika byggprojekt pågår samtidigt i nära anslutning till varandra kan det till och med vara läge att slå upp en gemensam checkpoint.

Läs mer: Så bidrar en checkpoint till smarta byggprojekt. 

6. Transportera in allt material på kvällstid

Som nämnts ovan ägnar yrkesarbetare en stor del av sin arbetstid åt att vänta på eller hantera material. Att transportera material på dagtid har dessutom andra förluster, till exempel skador på materialet, upptagna bygghissar och ökade säkerhetsrisker. Därför har allt fler byggarbetsplatser gått över till att transportera in allt material på kvällstid, efter att yrkesarbetarna gått hem för dagen.

– Genom att lägga intransporter efter klockan 16 ser vi till att utnyttja fler av dygnets timmar, samtidigt som byggnadsarbetarna slipper ägna tiden åt att vänta eller leta efter material när de kommer till jobbet morgonen efter. Det är ett upplägg som alla tjänar på, menar Urban Wallin, VD på Bygglogistik.

Ett smart sätt att göra det på är att anlita Logistikpatrullen, Bygglogistiks dotterföretag med fokus på intransporter. I Logistikpatrullen ges bygg- och logistikstudenter möjligheten att testa sina kunskaper i praktiken, samtidigt som de får ett välbetalt extrajobb och en fot in i branschen. Helt enkelt ett upplägg som alla tjänar på!

Läs mer: ”Vi dukar upp allt inför nästa dag” – så är det att jobba i Logistikpatrullen.

7. Sätt upp forum för smidig kommunikation

Bra samarbete kräver god kommunikation. Det gäller inte minst på stora byggprojekt med många aktörer och ännu fler underleverantörer. En viktig pusselbit för att få de olika aktörerna att samarbeta är därför regelbundna samordningsmöten, där viktig information kan föras fram, logistikfrågor kan dryftas och eventuella problem hinner upptäckas redan innan de uppstår.

– Samordingsmötena har varit ett viktigt forum för vår del, menar Therese Ellilä, logistikansvarig på H-huset i Örebro. Vi ser till att få logistikfrågorna uppmärksammade, samtidigt som vi får information om kommande gatuarbeten och kan föra en nära dialog med ambulans, brandkår och projekt i närheten.

Så… vad händer nu?

Har du läst ända hit har du nog förstått att det här med Bygglogistik inte är så enkelt som man kan tro. För att koordinera tusentals transporter och samordna hundratals aktörer krävs bra samarbete, rätt kompetens och en insatt beställare. Och, om vi får säga det själv: en duktig tredjepartslogistiker, som är med hela vägen från start till mål.

Är du redo att ta nästa steg i resan mot effektiv bygglogistik?

Läs mer om våra logistiklösningar för några av Sveriges största byggprojekt, eller kontakta oss för att boka in en rådgivning.